Som man frågar får man svar.
Ett väl formulerat förfrågningsunderlag ger förutsättningarna för väl skrivna , korrekta och genomtänkta anbud.

BYGGLEDARNA - Skriver förfrågningsunderlag och sammanställer handlingar

Förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget är en handling som beställaren bör lägga ned mycket omsorg på att få otvetydig och klar. Särskilt viktigt är detta vid upphandlingar mot fast pris där entreprenadformen inte är totalentreprenad. Förfrågningsunderlaget skall i detalj beskriva exakt vad beställaren förväntar sig, vilka krav som är särskilt viktiga från beställarens ståndpunkt, och på vilket sätt man önskar att entreprenören skall uppfylla kraven. I nedanstående text förutsätts en utförandeentreprenad till fast pris. Vi kommer att gå igenom samtliga erforderliga handlingar.

En komplett bild av projektet
Förfrågningsunderlaget skall ge en komplett bild så att,
- avtal kan ingås mellan parterna, utan att tvist skall inträffa under entreprenadtiden.
- kostnaden skall kuna beräknas så exakt som möjligt så att anbuden blir korrekta, och utan att onödiga osäkerheter föreligger.

Handlingarna rangordnade enligt AB 04, fet stil anger att de beskrivs nedan.

Ritningar
Följande ritningar är i regel nödvändiga i ett förfrågningsunderlag.
- Situationsplan
- Planer fasader (skala 1:100)
- Planer (skala 1:50)
- Detaljredovisningar av konstruktioner mm. (skala 1:10 / 1:20)
- Uppställningsritningar (för skåp, dörrar, snickerier mm.)
- Konstruktionsritningar (med angivelser av mått, mängder, kvalitet, dimensioner och förband mm.)
- Markritningar (redovisande befintlig och färdig mark, mått och kvalitet på utvändiga planer, kvalitet och arter av gräsmattor och planteringar, bänkar, stängset, cykelställ, dränering, beläggningar, parkeringar och vägmarkeringar)
- VVS-ritningar (in- och utvändiga vatten och avloppsanläggningar, installationer för VVS)
- Ventilationsritningar (luftbehandlingssystemets aggregat och kanaler, inklusive reglerutrustning)
- Elritningar (redovisning av matningar, transformatorer, ställverk, enlinjescheman, uppställningar, kanalisation, centraler, placering av uttag och armaturer, svagströmsanläggning, larm)

Gränsdragningar
För många typer av ritningar föreligger gränsdragningsproblem mellan olika entreprenörer. Ett exempel kan vara dränering, är det VVS-entreprenören eller markentreprenören som lägger dränering? För ventilationsentreprenaden fordras el till fläktar och styrdon, ligger arbetet för detta inom El- eller ventilationsentreprenaden? I ventilationsentreprenaden ingår dragning av kanaler genom väggar och tak, vem gör håltagningen? vem tätar yttertaket kring utvändiga kanaler och fläktar?

En del av gränsdragningen kan anges på ritningar, andra kan skrivas som generella regler (se allmänna föreskrifter). Det är hur som helst viktigt att i förfrågningsunderlaget täppa till glapp mellan entreprenaderna, annars kommer krav på extra ersättning under entreprenadtiden lika säkert som ett brev på posten.

Beskrivningar
När det gäller krav på utförande och toleranser måste ritningarna kompletteras med olika typer av beskrivningar. För byggnadsentreprenaden upprättas byggbeskrivningar normalt genom hänvisning till Hus AMA (branschöverenskommelser om vad som anses som fackmässigt utförande). Hus AMA ingår i en publikationsserie utgiven av Svensk Byggtjänst. Genom att använda AMA som underlag för sina beskrivningar vinner man följande fördelar,
- Beskrivningen blir kortare genom att åberopa AMA än om man skriver sina egna fullständiga krav.
- AMA ger en standarduppställning av beskrivningar som använder samma kodnummer och rubriker som i AMA.
- Man får en likformighet och enhetlighet i beskrivningarna som gör att missförstånd kan undvikas.
- I AMA anges krav på beprövade och vanligen förekommande konstruktioner.

AMA är avsedd att tjäna som underlag vid upprättande av beskrivningar och syftar till att förenkla arbetet med att formulera beställarens krav. En beskrivning byggs upp av föreskrifter från AMA, och förutskrifter som beskriver beställarens specifika önskemål om utförande, eller en kommande maskininstallations speciella krav.

Hur upprättas en beskrivning med hjälp av AMA?
En föreskrift i AMA åberopas genom att koden med tillhörande rubrik anges i beskrivningen. Ett exempel på kod och rubrik i Hus AMA 98 är:
FSG.22 Väggar av fasadtegel
För den i beskrivningen angivna koden och rubriken gäller för projektet, föreskrifter under angiven rubrik samt föreskrifter under överordnade rubriker i Hus AMA. I exemplet:
FS Murverk i hus
FSG Murverk av tegel i hus
FSG.2 Väggar av tegel
Ovanstående tre rubriker är överordnade till FSG.22 Väggar av fasadtegel.
All text som står under dessa överordnade rubriker gäller alltså när rubriken, FSG.22 Väggar av fasadtegel angivits.

Ibland saknas lämplig kod med rubrik i AMA, så att man tvingas hitta på en egen rubrik. Låt säga att vi behöver beskriva, murning av mellanväggar med fasadtegel.
Det närmaste en korrekt AMA rubrik vi kommer är FSG.22 Väggar av fasadtegel. Vi lägger då till vår egna rubrik och kallar den FSG.221 Murning av mellanväggar med fasadtegel, under vår rubrik anger vi det material vi önskar ha och den färg vi önskar, och eventuellt vilket slags murförband vi önskar.

I AMA kan man inte finna någon sådan rubrik som, FSG.221 Murning av mellanväggar med fasadtegel, entreprenören förstår dock att önskemålet är att man skall följa samtliga överordnade rubriker, vilket han då räknar med i sitt anbud.

Till varje del i AMA hör råd och anvisningar (RA) som anger under vilken rubrik olika saker skall införas.

PM
Förutom de normala installationsbeskrivningarna för de olika entreprenaderna, kan man även ge särskilda anvisningar i PM. Det är vanligt att man i ett PM anger arbeten som byggentreprenören skall utföra åt EL och VVS entreprenörerna, exempelvis, ursparningar, håltagningar, inklädnader, fundament för maskiner och apparater, plåtarbeten och infästningar.

Rumsbeskrivningar
I beskrivningarna enligt Ritningar, AMA och i PM är presicerat vilka mått, material, kvaliteter och ytbehandlingar som skall användas. För att veta vart ett visst material eller en viss kvalitet på ytbehandlingen skall användas upprättas rumsbeskrivningar som svarar på frågor som, Vilken färg skall användas var? Vilka lister skall sitta var? I beskrivningen står olika skåp och beslag angivna, men vart skall de placeras?

Rumsbeskrivningen skall redovisa föreslagna utformningar för golv, socklar, väggar, tak och utrustning. I en rumsbeskrivning kan det till exempel stå:

I rumsbeskrivningen anges under material tilllämplig kod i byggnadsbeskrivningen, där information om kvalitetskrav och/eller fabrikat kan erhållas. Under målning anges en sjusiffrig kod som fastställer vilken målningsbehandling som är aktuell. Exempelvis betyder beteckningen 56-03410 följande:
5 - Målningsunderlaget är skivor
6 - Målningsmaterialet är latexfärg
0 - Ingen förbehandling (t.ex. rengöring) erfordras
34 - Underbehandling - 2 ggr spackling spik- och skruvhål, iläggning remsa, skarvspackling
10 - Färdigbehandling - 2 strykningar

Mängdförteckningar och Mängdbeskrivningar
När entreprenörerna gör sin anbudsräkning måste de veta hur stora mängder det finns av olika delarbeten, exempelvis angivet som antalet, kvadratmeter gipsskivor i mellanväggar, kubikmeter betong i grundplattor, ton armering i sockelbalkar.

Uppgifter om mängder kan hämtas från ritningar och beskrivningar. Normalt får varje anbudsräknare själv plocka fram erforderliga mängder till sin kalkyl, eller köpa en mängdberäkning från en utomstående firma / konsult.

Ibland tillhandahåller dock beställaren mängder i förfrågningsunderlaget, i form av mängdförteckning eller mängdbeskrivning. I AB 04 finns följande definitioner,
Mängdförteckning - Förteckning över mängder av skilda slag, exempelvis av arbeten, hjälpmedel, material eller varor.
Mängdbeskrivning - Handling innehållande mängdförteckning jämte föreskrifter om och/eller krav på utförande av och kavalitet på arbeten hörande till entreprenaden.

Fördelen med att byggherren låter mängderna ingå i förfrågningsunderlaget är att endast en mängdberäkning behöver göras, istället för en hos varje anbudsräknare, samt att alla anbud grundas på samma mängder.

I vissa fall, till exempel då upphandlingen grundas på fasta á-priser, är en förteckning av mängderna helt nödvändig i förfrågningsunderlaget.

Administrativa Föreskrifter (AF)
preciserar de administrativa och juridiska kraven för att ett avtal skall kunna slutas. Dessa krav sammanställs i Administrativa föreskrifter som normalt upprättas enligt AF AMA, och bifogas förfrågningsunderlaget i en så kallad AF-del. Principen är densamma som för byggnadsbeskrivningar enligt Hus AMA.

AF AMA är utarbetad så att den kan användas vid alla typer av entreprenader. De övervägande antalet föreskrifter i AF AMA kan användas, och åberopas för vilken entreprenör som helst, mark-, hus-, VVS- eller EL-entreprenaden, med exakt samma formulering.

AB innehåller i princip alla allmänrättsliga och formella regler som rör entreprenaden, därför kan AB föreskrivas i sin helhet, medan AMA endast skall åberopas i delar, eftersom den befattar sig med mer objektsbundna förhållanden.

Vid utformandet av AMA-föreskrifterna har det förutsatts att föreskrifterna motsvarar den vedertagna riskfördelningen mellan beställaren och entreprenören liksom mellan entreprenörerna inbördes. Beställaren skall vara ansvarig för att precisera entreprenadens omfattning, och att entreprenören skall ta ansvar för sitt val av arbetsmetod och därmed följande behov av hjälpmedel.

Administrativa föreskrifter används för att klarlägga det entreprenadjuridiska förhållandet mellan beställare och entreprenörer, och mellan olika entreprenörer sinsemellan. Beroende på entreprenadformen upprättas en eller flera administrativa föreskrifter (AF). Vid total eller generalentreprenad erfordras endast en AF, medan det vid delad entreprenad måste finnas en AF för varje entreprenör. Eftersom AB bildar underlag för det entreprenadjuridiska avtalet mellan parterna, kan man säga att, AF preciserar de specifika regler som gäller för det aktuella objektet utöver AB's generella bestämmelser.

Inom entreprenadverksamhet finns flera standardavtal som gäller om parterna så kommer överens. Några av dessa är AB04, ABT06, ABS09, ABK09 samt AFU och AFTU. Du kan läsa mer om dessa standardavtal genom att klicka på länken Här>>

Innehållet i AF AMA är ordnat i följande rubrik- och kodsystem,
AF - Administrativa föreskrifter
AFA - Allmän orientering
AFB - Upphandlingsföreskrifter
AFC - Entreprenadföreskrifter för utförandeentreprenader
AFD - Entreprenadföreskrifter för totalentreprenader
AFH - Allmänna hjälpmedel
AFJ - Allmänna arbeten, Begreppsförklaringar

AF AMA - AFA - Allmän Orientering om Objektet
I detta avsnitt presenteras beställare, ombud under anbudstiden samt eventuellt projektörer eller andra för objektet viktiga personuppgifter. Dessutom ges en kortfattad orientering om objektets art, storlek och belägenhet.

Informationen om objektet i AFA är endast avsedd som en orientering och kan ej av en entreprenör åberopas som underlag för tvist, om det t.ex. står i AFA att byggnadsytan är 2000 kvm och den slutliga ytan blir 2200 kvm.

AF AMA - AFB - Upphandlingsföreskrifter
Som första punkt under denna rubrik kan anges vilka upphandlingsregler som gäller. Om beställaren är bunden av "Lagen om Offentlig Upphandling", anges det här. Vidare anges vald entreprenadform och ersättningsform.

Förfrågningsunderlaget förtecknas i detta avsnitt. Ingående handlingar förtecknas i den ordningen som anges i AB 04 1§3. Därigenom framgår sambandet klart mellan förfrågningsunderlaget och det kontrakt som man avser att teckna. Handlingarna som ingår i förfrågningsunderlaget skall noggrant specificeras med angivande av,
- vem som upprättat handlingen
- tidpunkten för upprättandet av handlingen
Detta är viktigt med eftersom dessa handlingar utgör utgångspunkt för bedömning av vad som ingår i kontraktsåtagandet, om parterna senare skulle bli oense.

AF AMA - Övriga delar
Beställaren bör ange sina önskemål genom att ange rubriker och koder ur AF AMA för varje del som ingår och beskrivs i förfrågningsunderlaget. Att fördjupa sig i AF AMA genom självstudier eller genom ett delta i kurser, är en investering som lönar sig om man avser att omsätta större summor som beställare. Förfrågningsunderlaget blir entydigt och risken för missförstånd minskar.

Mätregler och ersättningsregler
Speciellt i de fall då beställaren tillhandahåller mängdbeskrivning eller mängdförteckning, är det viktigt att regler för mätning av mängder finns med i förfrågningsunderlaget. Av dessa mätregler skall framgå hur olika typer av arbeten mängdberäknas. Till exempel, ingår fönsterarean i fasadarean? Vad menas med schaktning av en m3? - Är det en m3 enligt mått på ritning eller en m3 i verklig utförd mängd?
På samma sätt är det viktigt att veta vad som ingår i ett á-pris. Enligt AB 04 ingår entreprenörsarvodet i ett á-pris, men vid fast arvode skall detta ju vara konstant och á-priset gälla utan arvodet.
I anslutning till AMA har Svensk Byggtjänst givit ut MR Hus, Mätregler för husbyggnadsarbeten, som bland annat syftar till enhetliga regler för uppmätning av arbete.

Formulär till A-prislista
I de fall mängder ingår i förfrågningsunderlaget, kan det vara bra att medsända ett formulär till A-prislista med förfrågningsunderlaget. Anbudsgivarna kan då lämna pris per enhet, antingen i samband med avlämnandet av anbudet eller vid anfordran efter anbudets avlämnande.

Vissa arbeten t.ex. bergsprängning är dessutom svåra att förutse omfattningen av i förväg, varför man låter arbetena vara reglerbara. Det innebär att den verkliga mängden mäts genom uppföljning, enligt á-pris givet i formuläret.

Tidplan
Att skicka med en tidplan i förfrågningsunderlaget är fördelaktigt, särskilt om entreprenaden är komplicerad och många väsentliga tidpunkter måste klarläggas.
I normalfallet räcker det dock att ange krav rörande tider i de allmänna föreskrifterna.

Kontraktsförslag
Normalt används BKK's standardformulär för kontrakt, och då kan man bara ange vilket formulär man avser använda. Om man avser att införa speciella regler som avviker ifrån AB 04, så är det lämpligt att låta ett förslag till kontrakt ingå i förfrågningsunderlaget. Så att anbudsräknaren har möjlighet att bedöma de juridiska och ekonomiska konsekvenserna av sådana avsteg från AB 04.

AB 04
AB 04 behöver inte bifogas i förfrågningsunderlaget, men måste alltid åberopas för att gälla.

Övriga handlingar
Andra handlingar som kan vara lämpliga att infoga i förfrågningsunderlaget är, igångsättningstillstånd från arbetsmarknadsmyndighet, direktiv om antalet lärlingar/personer över 50 år, från samma myndighet. Om man önskar att entreprenören skall ställa en säkerhet för entreprenaden så skall det anges i förfrågningsunderlaget.